En EVENTIA somos conscientes de las inquietudes que surgen a la hora de organizar un congreso. Como OPC (Organizador Profesional de Congresos) conocemos perfectamente sus necesidades organizativas y por eso podemos dar respuesta a sus preocupaciones con profesionalidad, acompañándole durante todo el trayecto.Partiendo del momento clave de la concepción y puesta en marcha, gestionaremos la producción y preparación previas, tan importantes para el éxito final; estaremos a su lado en la celebración del congreso, culminación de todo el trabajo realizado, y llegaremos a la última etapa con el cierre. Como Secretaría del congreso llevamos a cabo las siguientes tareas:
- Elaboración y presentación de candidatura:
- le ayudamos a ganar la organización del congreso
- Estudio de viabilidad:
- a través de un escenario de gastos e ingresos comprobamos que el congreso es realizable
- Asesoramiento y planificación:
- aportamos toda nuestra experiencia y conocimiento, programando con detalle el plan de trabajo
- Secretaría Técnica:
- promocionamos el congreso captando asistentes, creamos la base de datos, gestionando las inscripciones y los cobros
- Secretaría Científica:
- gestionamos la participación de los ponentes (necesidades de viajes y estancias, ponencias y presentaciones), así como las comunicaciones (recepción, envío al Comité Científico, aceptación)
- Secretaría Comercial:
- creamos el dossier comercial, contactando con los potenciales expositores y patrocinadores
- Coordinación de proveedores:
- trabajamos con los mejores colaboradores en sedes, catering, hoteles, transporte, kit, regalos, etc.
- Diseño gráfico:
- creamos la imagen del congreso aplicándola a los diferentes elementos gráficos
- Control presupuestario:
- revisamos el escenario de gastos e ingresos, comprobando las posibles desviaciones y haciendo los ajustes necesarios
- Programa social:
- diseñamos su contenido, tanto en los relativo a la restauración como a la ambientación y animación
- Programa de acompañantes:
- creamos actividades paralelas al congresoCoordinación integral de la celebración del congreso: adecuamos la sede, supervisamos la escenografía, los medios audiovisuales, y el resto de proveedores contratados, controlando los tiempos
- Personal:
- seleccionamos a las mejores azafatas, intérpretes, traductores y guías para el congreso
- Secretaría congresual:
- recibimos a los asistentes, les acreditamos, acompañamos a los ponentes y otros invitados, atendiendo todas las necesidades durante el congreso y dando respuesta a cualquier eventualidad
- Cierre del congreso:
- analizamos el nivel de participación, la satisfacción de los asistentes, el impacto mediático y el resultado del congreso, redactando un informe detallado del mismo
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